Mantener reunión de trabajo si teletrabajas

Uno de los mayores problemas cuando teletrabajamos y nuestro cliente o potencial cliente quiere mantener una reunión de trabajo con nosotros fuera de sus oficinas, es buscar el sitio adecuado para dicha reunión, ya que en muchas ocasiones lo que está buscando el cliente es verificar la fiabilidad de la persona y la empresa con la que está trabajando o con la que va a firmar un contrato. Como consecuencia, la imagen que se da en esta reunión es de suma importancia.

Si trabajas para una empresa que tiene sus propias oficinas centrales, no tendrás problema en reservar una sala para la reunión de trabajo en concreto dentro de tus oficinas e incluso puedes invitar a tu jefe a la reunión para presentarle y darle así una mayor importancia al cliente.

En caso de que trabajes por cuenta propia o no dispongas de oficina central para la reunión de trabajo, habrá que buscar alguna solución y aquí te proponemos las siguientes (aunque somos conscientes de que en todo caso las opciones disponibles dependerán del lugar donde se celebre la reunión).

1. Work Center

Seguro que has oído hablar de estos centros de trabajo e incluso puede que antes de haberte decidido por el teletrabajo hayas estudiado la opción de alquilar un despacho en uno de estos espacios. Se trata de lugares normalmente bien situados y bien cuidados en los que distintos profesionales alquilan un espacio para montar sus oficinas.

Haciendo un símil, es como alquilar una habitación en un piso compartido pero a nivel laboral. De esta forma se ahorran muchos costes de suministros, secretaría, espacio… y en muchos de ellos alquilan despachos y salas de reuniones por horas o días. Regus por ejemplo tiene ubicaciones en 900 ciudades de 120 países. Aunque si lo que buscas es algo más local, seguro que en tu ciudad también podrías disponer de los llamados «viveros de empresa» algo más económicos.

Esta es la forma más profesional que se nos ocurre para mantener reuniones con clientes o incluso para realizar eventos y jornadas de formación,  ya que es una forma barata de tener una oficina solo cuando la necesitas y estás mostrando a tu cliente que vas en serio.

Si te decides por esta opción, intenta rentabilizar al máximo el dinero invertido manteniendo reuniones de trabajo con todos los clientes posibles, así evitarás tener que volver a alquilar el espacio en un tiempo prudencial.

También es importante que hayas ido a ver el espacio antes de la reunión para verificar los estándares de calidad, que te presentes a la persona de recepción o de secretaría y les indiques cómo te gustaría que procedieran cuando llegara el cliente (asegúrate de que te conocen y saben a qué despacho llevarles, no te gustaría que le digan a tu cliente que no saben ni quién eres). Además si te lo permiten, les puedes dejar alguna tarjeta tuya sobre el mostrador para que cuando llegue el cliente la vea.

2. Modelo tipo Coworking

Los puedes encontrar a veces en los propios espacios de los Work Centers o pueden ser oficinas meramente de Coworking. En este caso con este modelo no se dispone de despacho privado. Se trata de oficinas compartidas en espacios grandes y mas desenfadados, casi siempre sin paredes y con áreas grandes de trabajo y mesas corridas.

Algunos ni si quiera tienen puestos establecidos, con lo que cualquiera se puede sentar en cualquier sitio. La idea es precisamente que distintas empresas trabajen unas al lado de otras para que sea más fácil para interactuar y así poder aprovechar las sinergias tanto personales como profesionales.

Dependiendo de tu tipo de negocio puede ser adecuado, ya que son espacios más desenfadados y por lo general disponen de áreas abiertas y bien decoradas donde fluye mucha energía. No obstante, asegúrate de llegar antes de la reunión y encontrar un sitio mas o menos apartado para que nadie os moleste.

En la mayoría de estos lugares se ponen a disposición pequeños espacios con paredes finas para mantener reunión de trabajo o llamadas privadas. Si te animas por esta opción, deberías hablar con los gerentes del Coworking para asegurar que no hay un socio fijo que siempre se siente en el lugar elegido para mantener la reunión para evitar cualquier situación incómoda que se pudiera producir.

3. Reunión de trabajo en Cafetería

Esta es una de las opciones más adecuadas si no dispones de un Work Center o Coworking apropiado o si no te quieres gastar tanto dinero. Eso sí, recomendamos elegir una cafetería seria con una decoración elegante o apropiada a la reunión en cuestión.

En muchas ocasiones, las cafeterías de los hoteles o Paradores son la mejor opción, ya que la gente que viaja mucho por trabajo los asocia al mundo profesional y su decoración y servicio suelen ser impecables.

También hay cafeterías interesantes donde la gente va a leer o que son conocidas precisamente por producirse muchas reuniones. De cualquier forma, por favor, evita el bar de barrio donde te conocen por tus logros bebiendo cerveza.

4. Bibliotecas, espacio de arte y cultura

Hay algunas bibliotecas y algunos espacios de Arte y Cultura que ponen los organismos públicos a disposición del que lo requiera donde disponen de salas con mesas y sillas donde se puede hablar. Eso sí, pásate antes de nada a conocer el espacio y pregunta si tienen algún evento planificado para ese día.

Conclusión

Hemos hecho un repaso de las opciones que nosotros aconsejamos para mantener reuniones de trabajo con los clientes cuando se teletrabaja. Todas las opciones excepto la primera puedes tener gente alrededor, con lo que cualquier información confidencial se podría hacer pública (solo para que lo tengas en cuenta).

Como puedes ver, en ningún momento te hemos dado la idea de recibir a tu cliente en casa, y es que desde nuestro punto de vista, desaconsejamos totalmente que utilices tu casa para recibir a gente relacionada con el trabajo. A no ser que la reunión sea con un compañero de trabajo, en cuyo caso puede ser más personal y conoces a la persona o al menos tienes sus datos personales.

  EXTRA .TIPS

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